Configurar o CRM: funis, distribuição de leads, prazos e relatórios

O CRM do imoveis.plus vem pronto para usar: três funis com etapas sugeridas, motivos de perda e avisos ligados. Esta página é para quem cuida da operação — proprietário e administradores — e quer ajustar o CRM ao jeito da equipe.

Tudo fica em Configurações → CRM, funis e distribuição.

Carteira: quem vê o quê

Visibilidade (plano Pro):

• Toda a carteira — todos os corretores veem todos os clientes e negócios. É o padrão, bom para equipes pequenas que se ajudam.
• Só a carteira de cada um — cada corretor vê só as pessoas, os negócios e as tarefas pelos quais é responsável.

A gestão sempre vê tudo. E, em qualquer configuração, documentos e renda dos clientes só a gestão e o corretor responsável veem.

Distribuição de leads novos:

Em todas as opções, quem já é cliente da casa — tem negócio aberto ou um corretor responsável na ficha — continua com o corretor dele. A regra vale para quem chega pela primeira vez.

O rodízio é do plano Pro: marque em Quem entra no rodízio quais corretores recebem leads. No Basic, contato sem corretor chega sem responsável — atribua pela ficha ou pelo negócio.

Prazo de atendimento (plano Pro)

Quanto tempo um lead pode esperar o primeiro contato, em minutos, contando só o horário comercial que você define logo abaixo (início, fim e dias da semana). Um lead que chega às 22h de sábado começa a contar na segunda de manhã, se a equipe não atende no domingo.

Passou do prazo sem ligação, WhatsApp, e-mail ou anotação registrados:

• o corretor e a gestão recebem um aviso por e-mail;
• se Passou do prazo, repassar para o próximo do rodízio estiver ligado, o lead muda de corretor — e o repasse fica registrado na linha do tempo.

Em branco, não há prazo. O horário comercial também define os dias em que sai o resumo do dia.

Avisos automáticos

Quatro chaves, para a equipe inteira:

• Lembrete 30 minutos antes de cada tarefa e visita;
• Resumo do dia às 7h30: agenda, atrasadas, leads esperando;
• Avisar o corretor quando entrar imóvel compatível com um cliente;
• Mandar o imóvel compatível direto para o cliente (plano Pro) — só para quem autorizou e-mail de ofertas, no máximo um por pessoa por dia, em nome da imobiliária e com resposta para o corretor.

Funis e etapas

Os três funis — Venda, Locação e Captação — aparecem lado a lado. Em cada etapa aberta você pode:

• renomear, clicando no nome e digitando;
• definir parado após — quantos dias na etapa até o card ficar amarelo no quadro e o negócio aparecer em “Negócios esfriando”. As etapas já vêm com prazos sugeridos (1 dia em Novo, 5 em Em atendimento, 7 em Visita…);
• reordenar, pelas setas;
• remover, pela lixeira — só se não houver negócios nela (mova os abertos antes).

Nova etapa cria uma etapa aberta antes de Ganho e Perdido, que são fixas (o nome delas pode mudar). Um exemplo comum: incluir “Financiamento” entre Proposta e Contrato, no funil de venda.

Motivos de perda

São as opções que aparecem ao marcar um negócio como Perdido: preço, prazo, desistiu, fechou outro imóvel, sem resposta, crédito ou cadastro recusado, fechou com outra imobiliária, outro.

Clique num motivo para desativá-lo (ou reativá-lo) — os negócios antigos continuam com ele. Adicionar cria um motivo novo. Poucos motivos e bem definidos rendem um relatório melhor do que uma lista longa.

Etiquetas

Qualquer pessoa da equipe cria e aplica etiquetas na ficha do cliente. Organizar é com a gestão, na seção Etiquetas:

• Cor e nome — clique na bolinha para trocar a cor; clique no nome para renomear. A mudança vale para todos os clientes que têm a etiqueta.
• Para que serve — uma frase curta (ex.: compra para alugar) que aparece quando alguém busca a etiqueta, para todos usarem do mesmo jeito.
• Quantos usam — o número leva à lista de clientes já filtrada por ela.
• Juntar — quando surgem repetidas (investidor e Investidores), junte uma na outra: os clientes passam para a que fica e a outra some.
• Apagar — tira a etiqueta de todos os clientes. Os clientes continuam lá.

Auditoria de dados sensíveis (plano Pro)

Cada vez que alguém revela ou altera o CPF, o RG ou a renda de um cliente — ou exporta uma ficha —, fica registrado quem foi, de quem e quando. A lista aparece no fim da tela de configurações do CRM. É a resposta pronta quando um cliente pergunta quem teve acesso aos dados dele.

Relatórios (plano Pro)

A tela Relatórios, no menu, mostra o desempenho da equipe nos últimos 30 dias, 90 dias ou 12 meses:

• Leads recebidos, Primeiro contato (o tempo mediano até a primeira resposta), Negócios ganhos e Conversão (ganhos sobre fechados);
• uma linha por corretor: leads, tempo até o primeiro contato, visitas, propostas, ganhos, conversão, valor vendido ou alugado e comissão;
• Por que se perde, com os motivos de perda do período;
• De onde vêm os negócios ganhos, pela origem da pessoa — o canal que trouxe ela pela primeira vez, mesmo que tenha fechado meses depois.

O corretor vê só a própria linha; a gestão vê todos. Cruzar origem com negócio fechado é o que separa o canal que traz volume do canal que traz venda.

Para o que cada papel pode fazer no painel, veja Papéis e permissões.

Dúvida sobre como configurar o CRM da sua equipe? Escreva para oi@imoveis.plus.