Clientes: a ficha completa de cada pessoa da carteira
Em Clientes ficam todas as pessoas da imobiliária: quem perguntou por um imóvel, quem é dono, quem alugou, quem é fiador. O papel de cada uma é calculado pelos vínculos, não marcado à mão. Lead que volta com o mesmo telefone, e-mail ou CPF cai na mesma ficha. A ficha guarda contatos, família, trabalho, documentos protegidos, etiquetas, consentimentos e o histórico desde a primeira visita ao site.
Cliente não é lead. Lead é um contato que chegou; cliente é a pessoa, com tudo o que ela já fez com a imobiliária. Pode ser alguém que perguntou por um apartamento ano passado, comprou outro este ano e agora quer alugar uma sala para o consultório. Em Clientes ela é uma pessoa só, com uma ficha só.
A lista
A tela abre com a carteira inteira e abas por papel:
| Aba | Quem aparece |
|---|---|
| Todos | Toda a carteira ativa |
| Interessados | Quem tem negócio aberto (quer comprar, alugar ou anunciar) |
| Proprietários | Quem está ligado hoje a um imóvel como dono |
| Locatários | Quem tem locação vigente |
| Fiadores | Quem é fiador num contrato vigente |
| Inativos | Quem você inativou — sai das listas, mas o histórico fica |
A busca aceita nome, telefone, e-mail ou CPF. Os filtros cobrem responsável, origem, etiqueta, temperatura, fichas abaixo de 50% de preenchimento e a ordem (última atividade, cadastro mais recente ou nome).
Cada linha mostra os papéis da pessoa, o contato principal, o responsável, de onde ela veio, o próximo passo combinado e uma barrinha de quanto da ficha está preenchido.
Papéis que se calculam sozinhos
Você não marca ninguém como “proprietário”. O imoveis.plus olha os vínculos:
- tem negócio aberto → Interessado(a);
- está ligado a um imóvel como dono → Proprietário(a);
- tem locação vigente → Locatário(a); foi locatário e saiu → Locatário(a) até 2025;
- é fiador num contrato vigente → Fiador(a);
- comprou pela imobiliária → Comprador(a).
Uma pessoa pode ter vários papéis ao mesmo tempo, e eles mudam conforme os vínculos mudam — sem ninguém precisar lembrar de atualizar.
Ninguém aparece duas vezes
Todo contato que entra — pelo site, pelo WhatsApp ou cadastrado à mão — é comparado com a carteira, nesta ordem: CPF, telefone e e-mail. Se bater, a entrada nova é somada à ficha que já existe e a linha do tempo mostra Pessoa voltou.
O telefone é comparado pelo número, não pelo jeito que foi digitado: (11) 98765-4321, 11987654321 e +55 11 98765-4321 são a mesma pessoa. Se ela voltar com um e-mail novo, ele é acrescentado à ficha — nada é sobrescrito.
Ao cadastrar alguém pelo botão Novo cliente, o painel confere enquanto você digita. Se o telefone ou o e-mail já existem, aparece o aviso Essa pessoa já está na carteira, com o link para a ficha.
Quando o duplicado já existe
Às vezes a mesma pessoa entrou com dois telefones diferentes e nada bateu. Para isso existe Duplicados, no topo da lista (só para a gestão). A tela mostra pares com o mesmo nome ou telefone parecido, lado a lado.
- Não são a mesma pessoa tira o par da lista de vez.
- Comparar e mesclar abre a mesclagem: você escolhe qual ficha fica e, onde as duas discordam (nome, nascimento, profissão, responsável…), de qual delas vem cada campo.
Tudo da ficha removida passa para a que fica: contatos, negócios, histórico, imóveis, contratos, etiquetas. A origem que vale é a de quem chegou primeiro. Logo depois de mesclar aparece o botão Desfazer — e se precisar desfazer mais tarde, escreva para o suporte em até 30 dias.
A ficha
A ficha tem três colunas.
À esquerda, quem a pessoa é
- Identificação — nome, se é pessoa ou empresa, nascimento, nacionalidade.
- Contatos — quantos telefones e e-mails precisar, com Tornar principal e a marca de WhatsApp. Adicionar contato recusa um número que já é de outra pessoa da carteira e sugere a mesclagem.
- Família — estado civil, regime de bens, dependentes e Pessoas ligadas: cônjuge, sócio, procurador, pai, filho. Ligar a outra pessoa cria o vínculo nos dois sentidos — a ficha do cônjuge também mostra.
- Trabalho — profissão, empresa, cargo.
- Documentos e renda — CPF, RG, CNH, renda, FGTS, pré-aprovação, dados bancários (veja abaixo).
- Endereços — residencial, comercial, correspondência, com busca por CEP.
- Origem e observações — a primeira origem (canal, mídia, campanha, anúncio), desde quando a pessoa está na carteira e quantas vezes entrou em contato. A origem é a da primeira entrada e não muda.
- Etiquetas — marcadores coloridos, como Investidor, Aceita permuta ou VIP. Comece a digitar: o campo sugere as etiquetas que já existem (sem se importar com acento ou maiúscula); se o nome for novo, aparece Criar com a cor à escolha. Enter aplica, o x do chip tira. As etiquetas aparecem na lista de clientes e no negócio, e viram filtro na lista.
- LGPD e consentimento — o que a pessoa autorizou (veja abaixo).
No topo ficam os atalhos WhatsApp, Ligar e E-mail, o Responsável, a Temperatura (quente, morno, frio) e o botão Inativar.
No meio, o que aconteceu
O campo de registro tem cinco abas: Anotação, Ligação, WhatsApp, E-mail e Tarefa. Abaixo, a linha do tempo com tudo, do mais novo ao mais antigo, filtrável por tipo: entradas, site, contatos, negócios, visitas, propostas, contratos, ficha, tarefas.
O primeiro registro é anterior ao contato. Quando a pessoa chega pelo seu site, a linha do tempo mostra a Navegação antes do contato: quantas visitas ela fez, quais imóveis viu, o que buscou. Depois, se ela voltar ao site, aparece Voltou ao site e Viu imóvel no site — e o corretor fica sabendo na tela Hoje.
À direita, o que está em jogo
Próximos passos (tarefas e visitas), negócios abertos e fechados, imóveis e contratos ligados a ela (dono, locatário, comprador, fiador) e a lista de entradas — cada vez que ela entrou em contato, por qual canal e por qual imóvel.
Documentos sensíveis
CPF, RG, renda e dados bancários ficam num cofre à parte:
- Quem vê: a gestão (proprietário e administradores) e o corretor responsável pela pessoa. Os outros corretores leem “Só o responsável e a gestão veem os dados sensíveis desta pessoa”.
- Como vê: os dados ficam escondidos até alguém clicar em Ver dados sensíveis (ou Cadastrar documentos, na primeira vez).
- Registro: cada visualização e cada alteração ficam registradas — quem, quando, de quem. No plano Pro, a gestão acompanha isso em Configurações → CRM, na auditoria de dados sensíveis.
O CPF e o CNPJ são validados ao salvar, e um documento que já está em outra ficha é recusado — é sinal de duplicado.
Consentimento e LGPD
Na seção LGPD e consentimento você vê, por canal, o que a pessoa autorizou: WhatsApp, ligação e e-mail para Atendimento, e WhatsApp e e-mail para Ofertas e novidades. Cada canal fica como Autorizado, Recusado, Revogado ou Não perguntado.
Quem manda mensagem pelo seu site já entra com o consentimento de atendimento registrado, junto com o texto que estava na tela no momento — é a prova. Mudanças feitas no painel ficam no histórico com data e autor. E o envio automático de imóveis compatíveis por e-mail só vai para quem autorizou ofertas.
Dois direitos do titular estão a um clique:
- Exportar ficha (direito do titular) gera um arquivo com tudo o que a imobiliária guarda da pessoa — inclusive documentos. Só a gestão exporta, e a exportação fica registrada.
- Anonimizar (só a gestão) apaga nome, contatos, documentos e endereços. Os negócios e os números continuam, sem identificação. Não dá para desfazer.
A gestão também exporta a carteira inteira em planilha pelo botão Exportar, na lista — sem os dados sensíveis.
Cadastrar alguém que não veio pelo site
Ligação recebida, plantão, placa no imóvel, indicação: use Novo cliente (ou Novo atendimento, nas telas Hoje e Negócios). Nome e um contato bastam. Escolha O que a pessoa quer — Comprar, Alugar ou Anunciar o imóvel dela — e De onde veio. O cadastro já abre o negócio no funil certo, com a origem registrada para os relatórios.
Os outros caminhos para a ficha:
- o proprietário anotado no cadastro do imóvel vira uma pessoa em Clientes, ligada ao imóvel — veja Pessoas do imóvel, chaves e contratos;
- pelo assistente de IA dá para buscar clientes, ler a ficha (sem os documentos) e registrar atividades — veja Conectar sua conta ao Claude ou ao ChatGPT.
Para o que acontece depois que a pessoa entra — o funil, as visitas, as propostas — veja Negócios e funil.
Dúvida sobre a carteira? Escreva para oi@imoveis.plus.
Perguntas frequentes
Preciso marcar quem é proprietário, locatário ou interessado?
Não. O papel é calculado pelo que a pessoa tem com a imobiliária: quem tem negócio aberto aparece como Interessado(a); quem está ligado a um imóvel como dono aparece como Proprietário(a); quem tem contrato de locação vigente, como Locatário(a) ou Fiador(a). Quando o vínculo acaba, a ficha passa a mostrar o passado, como 'Locatário(a) até 2025'.
O mesmo cliente mandou mensagem duas vezes. Vou ter duas fichas?
Não. Cada contato novo é comparado com a carteira pelo CPF, pelo telefone e pelo e-mail. Se bater, a entrada nova é somada à ficha que já existe, com o histórico das duas vezes. Telefone escrito de outro jeito, com ou sem DDD ou +55, conta como o mesmo número.
Quem consegue ver o CPF e a renda de um cliente?
Só a gestão (proprietário e administradores) e o corretor responsável por aquela pessoa. Os documentos ficam escondidos até alguém clicar em Ver dados sensíveis, e cada visualização fica registrada. No plano Pro, a gestão acompanha esse registro na auditoria de dados sensíveis.
Um cliente pediu os dados que temos dele. O que faço?
Na ficha, abra LGPD e consentimento e use Exportar ficha (direito do titular): sai um arquivo com tudo o que a imobiliária guarda daquela pessoa. Se ele pedir para ser esquecido, a gestão usa Anonimizar, que apaga nome, contatos, documentos e endereços e mantém só os números dos negócios, sem identificação.