Ficha de captação de imóveis: modelo editável e o que não pode faltar

21 de setembro de 2026 · 11 min de leitura

resposta rápida

Uma boa ficha de captação de imóveis tem seis blocos: proprietário, imóvel, situação documental, condições comerciais, chaves e visitas, e fotos. Os campos que não podem faltar são estado civil, número da matrícula, ônus e financiamento, valor pedido, comissão, prazo e a autorização de venda assinada, que a Lei 6.530/78 exige para anunciar e que sustenta a cobrança da comissão.

O apartamento foi captado numa terça. O corretor anotou tudo num bloco, fotografou a matrícula com o celular e mandou para o próprio WhatsApp. Seis semanas depois chegou a proposta, e com ela as perguntas. O proprietário é casado em qual regime? A vaga tem matrícula própria? A autorização foi assinada por ele ou pela filha que acompanhou a visita? O bloco tinha sumido, a foto estava ilegível e o corretor tinha saído da imobiliária no mês anterior.

Nenhuma dessas respostas era difícil. Bastava alguém ter perguntado no dia da captação, num papel que ficasse com a imobiliária, e não com o corretor.

A ficha de captação de imóveis é esse papel. É ela que transforma a visita em imóvel anunciável, e é nela que a imobiliária descobre cedo o que, de outro jeito, só apareceria no cartório. Se o desafio ainda é conseguir o sim do proprietário, veja antes como captar imóveis em 2026. Este post começa depois do sim: o modelo para copiar e o motivo de cada campo.

O que a regra exige, e a ficha organiza

A ficha em si não tem formato oficial. É documento interno, e cada imobiliária monta a sua. O que tem regra é o que vem junto com ela.

A Lei 6.530/78, que regulamenta a profissão, proíbe o corretor e a imobiliária de “anunciar publicamente proposta de transação a que não esteja autorizado através de documento escrito” (art. 20, III). A Resolução Cofeci 458/95, na redação atual, repete: só pode anunciar publicamente quem tiver contrato escrito de intermediação imobiliária. E isso é fiscalizado. O guia de fiscalização do Creci-SC informa que o fiscal acessa o site da imobiliária e confere, por amostragem, as autorizações de venda.

A Resolução Cofeci 005/78 lista o mínimo que o contrato de intermediação precisa trazer: nome e qualificação das partes, identificação do imóvel, preço e condições de pagamento, dados do título de propriedade declarados pelo proprietário, remuneração do corretor e forma de pagamento, prazo de validade e autorização expressa para receber, ou não, sinal de negócio. Quase tudo isso sai da ficha. Ficha bem preenchida é autorização meio pronta.

Há ainda o dever de informar. O Código de Ética do corretor (Resolução Cofeci 326/92) manda se inteirar de todas as circunstâncias do negócio antes de oferecê-lo e apresentar dados rigorosamente certos, sem omitir detalhes que o depreciem. O Código Civil vai na mesma linha: o corretor que não esclarece o cliente sobre a segurança ou o risco do negócio responde por perdas e danos (art. 723). O bloco de situação documental da ficha é a forma prática de cumprir isso.

O modelo de ficha de captação para copiar

O modelo abaixo é editável: copie as tabelas para o Word ou o Google Docs, corte o que não se aplica ao seu tipo de imóvel e use impresso ou no celular, durante a visita. Preencha na frente do proprietário. Dado ditado e conferido na hora vale mais que dado lembrado no carro.

1. Captação e proprietário

O campo mais pulado é o estado civil, e é ele que define quem assina. Pelo Código Civil, nenhum cônjuge pode vender imóvel sem autorização do outro, exceto no regime da separação absoluta (art. 1.647). União estável, divórcio sem partilha e viuvez estão detalhados no guia de documentos para vender imóvel.

2. Imóvel

Anote a metragem da matrícula e a que o proprietário informa em linhas separadas. Quando as duas não batem, você descobriu cedo uma construção não averbada e evitou anunciar uma área que a documentação não sustenta.

3. Situação documental

A matrícula atualizada é o documento que manda. Para a escritura, a certidão de ônus reais vale 30 dias (Decreto 93.240/86), e ela pode ser pedida pela internet na plataforma RI Digital, do ONR. O “em dia?” dos débitos também não é detalhe: dívida de condomínio acompanha a unidade, e o comprador responde por ela com multa e juros (Código Civil, art. 1.345).

O último campo tem razão ética. O Código de Ética veda aceitar incumbência de transação que já esteja entregue a outro corretor sem dar a ele conhecimento prévio, por escrito. Pergunte sempre e anote a resposta.

4. Condições comerciais

Valor pedido e avaliação ficam em campos separados, mesmo quando coincidem. Quando não coincidem, a diferença registrada no dia da captação transforma a conversa de reprecificação, lá na frente, em retomada do combinado, e não em opinião nova do corretor. Se a sua avaliação ainda é intuição, comece por como precificar imóveis.

O campo do sinal parece burocracia e não é: a Resolução 005/78 exige autorização expressa para receber ou não sinal, e o Código de Ética veda recebê-lo sem essa autorização.

5. Chaves e visitas

Imóvel que ninguém consegue visitar não vende. Combinar as regras de visita na captação evita o comprador que desiste depois da terceira remarcação. E chave que fica com a imobiliária sai com recibo: é a sua proteção se algo sumir do imóvel.

6. Checklist de fotos

• Fachada, portaria e áreas comuns
• Sala, cozinha, quartos, banheiros e área de serviço
• Varanda e vista, no melhor horário de luz
• Vaga de garagem
• Planta, se o proprietário tiver
• Ambientes arrumados, sem foto de família, documento ou placa de carro à vista
• Autorização para fotografar e divulgar incluída na autorização de venda

Preparação, horário e a ordem das fotos no anúncio estão no guia de fotos de imóveis.

A autorização de venda é o campo que protege a comissão

De tudo que a ficha pede, um item decide se o trabalho será pago: a autorização de venda, ou de locação, assinada.

Ela faz três coisas. A primeira é liberar o anúncio. Anunciar sem documento escrito é infração pela Lei 6.530/78, com sanções que vão de advertência a cancelamento da inscrição (art. 21).

A segunda é provar o contrato. O Código Civil diz que a remuneração é devida quando o corretor obtém o resultado previsto no contrato de mediação, mesmo que as partes se arrependam depois (art. 725). Sem papel, a cobrança ainda é possível, mas depende de provar a intermediação com mensagens, testemunhas e registro de visitas. Com papel, a discussão começa a seu favor.

A terceira é dar força à exclusividade, que só vale por escrito. Com exclusividade escrita, o corretor tem direito à remuneração integral mesmo que o proprietário venda sozinho, salvo se comprovada sua inércia ou ociosidade (art. 726). E a proteção sobrevive ao prazo: se o negócio se realiza depois do fim do contrato, mas como fruto do trabalho do corretor, a comissão é devida (art. 727). É por isso que a Resolução 005/78 manda o corretor comunicar ao proprietário, por escrito e com comprovação, ao fim do contrato, os nomes dos interessados com quem conversou. Sem registro de visitas, essa lista não existe.

Duas regras práticas. Peça a assinatura de todos os proprietários que constam na matrícula: autorização assinada por um só herdeiro é convite à discussão de comissão. E assine antes de anunciar, não depois da primeira visita. Assinatura eletrônica serve: a MP 2.200-2/2001 admite assinatura eletrônica fora da ICP-Brasil quando as partes a aceitam como válida.

O que escrever em cada cláusula, do prazo ao gatilho da comissão, está no post sobre contrato de exclusividade.

CPF e documentos: o cuidado com a LGPD

A ficha de captação guarda dado pessoal, e isso pede método, não medo.

CPF, RG e estado civil são dados pessoais pela LGPD, mas não são dados sensíveis: a lei reserva esse rótulo a origem racial ou étnica, religião, opinião política, filiação sindical ou a organização religiosa, filosófica ou política, saúde, vida sexual e dados genéticos ou biométricos (art. 5º). Pedir CPF na captação é legítimo, porque o tratamento é necessário para executar o contrato que o proprietário está assinando (art. 7º, V). Além disso, a norma do Cofeci de prevenção à lavagem de dinheiro, a Resolução 1.336/2014, obriga a identificar vendedores, compradores e cônjuges, com CPF, nas transações a partir de R$ 100 mil, e a guardar esse cadastro por no mínimo cinco anos.

Legítimo não quer dizer à vontade. Três cuidados:

• Peça só o necessário. O princípio da necessidade da LGPD limita o tratamento ao mínimo para a finalidade. Na captação, CPF, identidade e estado civil bastam. Comprovante de renda do proprietário não tem lugar ali.
• Não espalhe documento. Foto de RG no grupo de WhatsApp da equipe, ficha impressa esquecida na mesa e matrícula no e-mail pessoal do corretor são vazamentos esperando para acontecer. A LGPD exige medidas de segurança aptas a impedir acesso não autorizado (art. 46).
• Separe o que cada um vê. O corretor que vai mostrar o imóvel precisa de endereço, chave e regras de visita, não do CPF do proprietário.

Ficha guardada no sistema da imobiliária, com acesso por perfil, não some quando o corretor sai nem fica esquecida em cima da mesa.

Por onde começar

Para esta semana:

1. Copie o modelo para o Word ou o Google Docs e corte o que não se aplica à sua carteira. Ficha longa demais é ficha que ninguém preenche.
2. Torne a matrícula obrigatória antes do anúncio. Sem número de matrícula e certidão recente, o imóvel não entra na vitrine.
3. Ligue a ficha à autorização. Qualificação, imóvel, preço, comissão, prazo e sinal saem da ficha e entram no contrato, sem redigitar.
4. Defina quem vê o quê. Dados do proprietário com acesso restrito; dados do imóvel para a equipe toda.
5. Registre cada visita com nome e data. É a lista que você comunica ao proprietário no fim do contrato.
6. Revise as fichas dos imóveis ativos procurando três lacunas: estado civil, ônus e autorização assinada.

O proprietário diz sim uma vez. A ficha é o que faz esse sim virar anúncio, visita e comissão, e não uma discussão seis semanas depois.