Avisos e e-mails automáticos do CRM: quem recebe, quando e como desligar

O CRM trabalha mesmo com o painel fechado: o sistema confere a cada 15 minutos o que vai vencer, o que atrasou e o que mudou na carteira, e avisa quem precisa agir. Os e-mails vão para o endereço que cada pessoa usa para entrar no painel, em horário de Brasília, e nada é enviado duas vezes.

Onde ligar e desligar

Em Configurações → CRM, funis e distribuição, na seção Avisos automáticos (“O que o CRM manda sozinho, por e-mail”). Só o proprietário e os administradores abrem essa tela; depois de mexer, clique em Salvar.

Outros avisos não têm chave: o pedido de parecer sai sempre; o aviso de prazo depende de haver um prazo de atendimento; os lembretes de contrato são automáticos no Pro; e o aviso de lead novo do site vai sempre.

Lembrete antes de tarefas e visitas

Quem recebe: o responsável pela tarefa.

Quando: até 30 minutos antes do horário. Como o sistema confere a cada 15 minutos, o e-mail costuma chegar entre meia hora e 15 minutos antes.

O que traz: tarefa, horário, cliente, imóvel com código, onde está a chave (nas visitas) e anotação. Em ligação e WhatsApp, com telefone cadastrado, vem o botão Abrir WhatsApp.

Ficam de fora: tarefas concluídas ou canceladas, tarefas sem responsável e as criadas pelos lembretes de contrato, que vão no resumo do dia. Tarefa marcada em cima da hora pode ficar sem lembrete — quem acabou de marcar já sabe. Reagendou? Sai um lembrete novo para o novo horário.

Na agenda assinada no celular, as visitas também avisam uma hora antes, pelo próprio calendário.

Pedido de parecer depois da visita

Quem recebe: o responsável pela visita.

Quando: 15 minutos depois do fim previsto (horário marcado mais a duração), se a visita continua sem parecer. O e-mail pergunta “Como foi a visita com…?” e leva a Registrar o parecer.

Sai uma vez por horário — se a visita for reagendada, vale para o novo. Visitas de mais de três dias não geram e-mail: continuam em Hoje, em Atrasadas e visitas sem parecer. Não há chave para desligar.

Resumo do dia

Quem recebe: cada pessoa ativa da equipe — corretores, administradores e proprietário —, com as próprias tarefas e negócios.

Quando: a partir das 7h30, só nos dias marcados em Dias, na seção Prazo de atendimento (o padrão é de segunda a sábado). Se não sair até o meio-dia, o daquele dia é pulado — ninguém recebe “bom dia” à tarde.

Só sai quando há algo para a pessoa. Traz:

• Hoje — tarefas e visitas do dia, com horário, cliente e imóvel;
• Atrasadas — tarefas que passaram do horário;
• Leads novos sem contato — negócios da pessoa ainda na primeira etapa, sem primeiro atendimento;
• Parados na etapa — negócios dela além do prazo “parado após” da etapa, com os dias;
• Leads sem responsável — só para a gestão, com o atalho Distribuir agora.

A visão da equipe inteira fica em Hoje, em Equipe.

Contas que já existiam antes do CRM

Nessas contas, o resumo do dia começa desligado. Os leads antigos entraram no funil com as datas originais, muitos já parados; ligado sem aviso, o resumo mandaria todo dia, a todos, a lista do que ficou para trás. O proprietário ou um administrador liga em Configurações → CRM; antes, vale fechar ou mover o que é antigo. Contas criadas depois do lançamento começam com ele ligado.

Prazo de primeiro atendimento (plano Pro)

Em Configurações → CRM, na seção Prazo de atendimento: o Prazo (minutos) e o horário comercial (Início, Fim e Dias). O prazo conta só dentro do horário comercial — um lead das 22h de sábado começa a contar na abertura do próximo dia de atendimento. Em branco, não há prazo nem aviso.

O prazo vale para o negócio que continua na primeira etapa sem primeiro atendimento: nenhuma ligação, WhatsApp, e-mail ou anotação registrada no negócio, nem visita concluída.

Sem repasse (o padrão)

Uma vez por negócio, quando o prazo vence:

• o corretor responsável recebe “Fulano está esperando seu primeiro contato”, com telefone, imóvel e o botão Responder no WhatsApp;
• o proprietário e os administradores recebem um resumo dos leads sem primeiro contato no prazo — quem já recebeu o aviso pessoal não recebe de novo. Lead sem responsável vai só para a gestão.

Com repasse

Com Passou do prazo, repassar para o próximo do rodízio ligado (é preciso marcar Quem entra no rodízio), o negócio passa para o próximo corretor da fila, e o cliente vai junto. O novo responsável recebe “Lead redistribuído para você”, e a gestão, o resumo dos leads redistribuídos. A troca fica na linha do tempo do negócio.

Cada repasse reinicia o prazo: se o próximo também não atender, o lead segue adiante. Se não houver outro corretor no rodízio, ele fica com quem está.

O aviso considera leads que chegaram nos últimos três dias; o repasse, os da última semana. Prefira prazos curtos.

Imóvel compatível

Dispara quando um imóvel entra no ar — inclusive quando volta a ficar disponível — ou baixa de preço. São compatíveis os negócios abertos de venda ou locação com perfil de busca preenchido, nas etapas Novo, Em atendimento ou Visita (ou numa etapa criada pela imobiliária), com nota de pelo menos 40% e sem o imóvel descartado no ✕. Detalhes da nota em Negócios e funil.

Para o corretor

Chave Avisar o corretor quando entrar imóvel compatível com um cliente. Cada corretor recebe um e-mail com o imóvel e os clientes dele que combinam, com a nota de cada um. Negócio sem responsável vai para a gestão, marcado “sem responsável”. O mesmo imóvel, pelo mesmo motivo, avisa no máximo uma vez por dia.

Desligar a chave tira só o e-mail: a lista Imóveis novos para seus clientes continua na tela Hoje.

Para o cliente (plano Pro)

Chave Mandar o imóvel compatível direto para o cliente (só quem autorizou e-mail de ofertas). O e-mail só sai quando:

• o site está publicado;
• na ficha, em LGPD e consentimento, E-mail · Ofertas e novidades está Autorizado, e há um e-mail cadastrado;
• a pessoa não recebeu outro desses nas últimas 24 horas — e nunca recebe o mesmo imóvel duas vezes pelo mesmo motivo.

Vai em nome da imobiliária, com foto, preço, bairro e os botões Ver o imóvel, no seu site, e Agendar visita, pelo WhatsApp do corretor (ou da imobiliária). A resposta cai no e-mail do corretor. No negócio, o imóvel passa a constar como Enviado, se ainda não tinha avançado além disso.

O rodapé diz que, para não receber mais, basta responder “parar”. Quando isso acontecer, marque Revogado na ficha — veja LGPD, dados sensíveis e consentimento.

Lembretes de contrato (plano Pro)

Não chegam como e-mail próprio: viram tarefas do corretor do negócio (sem negócio, do corretor do imóvel), para as 9h do dia do lembrete. Valem para contratos Assinado ou Vigente:

A tarefa aparece na Agenda cerca de uma semana antes, entra no Hoje e no resumo no dia marcado e fica na lista Lembretes do contrato. Mudou a data no contrato? Nasce um lembrete para a nova data. Mais em Contratos de locação e venda.

Aviso de lead novo do site

Este não espera a conferência: sai assim que alguém envia um formulário do site, nos dois planos. Vai para o corretor que atende a pessoa; sem responsável, para o E-mail de Configurações → Imobiliária → Contato. Traz contato, imóvel, origem, mensagem e o botão Responder no WhatsApp. Não tem chave no CRM — se não chega, veja Não estou recebendo leads.

Para ajustar funis, rodízio e prazos, veja Configurar o CRM. Dúvida sobre os avisos? Escreva para oi@imoveis.plus.