Relatórios do CRM: tempo de resposta, conversão e de onde vêm as vendas

Os Relatórios respondem às perguntas da reunião de equipe: quem atende rápido, quem converte, por que os negócios se perdem e qual canal traz cliente que fecha — não só clique. Tudo sai do que a equipe já registra no CRM: entradas, ligações, visitas, propostas e fechamentos. Não há nada para preencher à parte.

Quem vê o quê

Relatórios aparece no menu para todos e é do plano Pro. No Basic, a tela mostra o que o Pro inclui.

• Proprietário e administradores veem Desempenho da equipe no período, com uma linha por corretor.
• O corretor vê Os seus números no período: os cartões do topo, a própria linha e os quadros de perda e de origem só com os negócios dele — mesmo que a carteira esteja aberta para todos.

O período

No topo, Período: Últimos 30 dias (o padrão), Últimos 90 dias ou Últimos 12 meses, contados em dias inteiros até hoje, no horário de Brasília. Os leads que chegaram antes do CRM entraram com as datas originais, então os 12 meses já trazem o histórico.

Cada número olha para a data do que mede:

• leads e primeiro contato — o dia em que o negócio nasceu;
• ganhos, perdidos, valores e motivos — o dia do fechamento;
• visitas — a data marcada da visita;
• propostas — o dia do registro.

Os quatro números do topo

Leads recebidos

Quantos negócios novos nasceram de uma entrada no período: contato pelo site ou Novo atendimento no painel. Se a pessoa já tem um negócio aberto do mesmo tipo e escreve de novo, a entrada cai nesse negócio e não conta outra vez. Negócio criado em Novo negócio, na ficha de quem já é cliente, também não entra como lead.

Primeiro contato (mediana)

Quanto tempo os negócios abertos no período esperaram pelo primeiro atendimento. Primeiro atendimento é a primeira ligação, WhatsApp, e-mail ou anotação registrada no negócio — ou a primeira visita concluída. Três detalhes:

• O relógio é corrido. Noite, domingo e feriado contam. O horário comercial só vale para o prazo de atendimento.
• Só entra quem já foi atendido. Lead que ainda espera não aparece aqui — ele está em Hoje, em Chegaram e ainda não foram atendidos.
• Precisa estar no negócio. Na ficha, o campo de registro tem um seletor de negócio ao lado do botão. Com Sem negócio, o contato fica na linha do tempo, mas não conta como primeiro atendimento.

É mediana, não média: metade dos leads foi atendida mais rápido que o número, metade mais devagar. Um lead esquecido não distorce o resultado da equipe. O tempo aparece como “45 min”, “1,5 h” ou “2 d”.

Negócios ganhos

Quantos negócios foram marcados como Ganho no período — Captado, no funil de captação, também conta — e, embaixo, a soma dos valores fechados.

Conversão (ganhos ÷ fechados)

Dos negócios que fecharam no período, a parte que foi ganha. Embaixo, quantos foram perdidos. Sem nenhum fechamento no período, aparece ”—”.

A tabela por corretor

Primeiro contato é a única coluna que muda de cor. Sem valor ou comissão informados, essas colunas mostram ”—”.

Aparecem todas as pessoas ativas da equipe — proprietário e administradores incluídos —, mesmo zeradas. Quem saiu da equipe só aparece se teve movimento no período. A ordem é de quem mais ganhou para quem menos; no empate, quem recebeu mais leads.

Os números seguem o responsável atual do negócio. Se um lead mudou de mãos — pela gestão ou pelo repasse do prazo de atendimento —, ele conta na linha de quem ficou com ele, e o tempo de primeiro contato é medido desde a chegada do lead.

A linha Sem responsável

Reúne leads, ganhos e perdidos de negócios sem corretor — por exemplo, quando a distribuição está em Ninguém (fila para a gestão distribuir) e a fila não foi distribuída. Ela só aparece quando há algo assim no período. Se cresce, é lead esperando dono: distribua pela ficha ou pelo negócio.

Por que se perde

Cada motivo de perda com o número de negócios perdidos no período, do mais comum para o menos comum. Como o motivo é obrigatório ao marcar Perdido, o quadro cobre praticamente tudo — só ficam de fora perdas de antes do CRM registradas sem motivo. Motivos desativados em Configurar o CRM continuam contando nos negócios que já os usaram.

Como ler: muitos Preço costumam indicar anúncio acima do mercado; muitos Sem resposta, demora no primeiro contato; muitos Crédito ou cadastro recusado, falta de qualificação antes da visita.

De onde vêm os negócios ganhos

Os negócios ganhos agrupados pela origem da pessoa — o canal que trouxe ela pela primeira vez, mesmo que tenha fechado meses depois —, com a quantidade e a soma dos valores.

A origem é registrada uma vez e não muda: a campanha do anúncio, a busca do Google ou a rede social de onde veio a primeira visita, ou o que foi escolhido em De onde veio no Novo atendimento (Balcão / plantão, Indicação, Placa no imóvel…). Direto é quem chegou sem pista de origem, como quem digitou o endereço do site.

No Início, o painel Origem dos leads mostra de onde vêm os contatos; aqui, de onde vêm os que fecham. É o que separa o canal que traz volume do canal que traz venda. Para entender como a origem é gravada, veja Funil de leads e Jornada do cliente no site.

Na reunião semanal

Não há período semanal: use Últimos 30 dias, anote os números e compare com os da reunião anterior — a janela anda junto e mostra a tendência.

1. Comece pelo primeiro contato. Linha vermelha pede conversa. Antes de cobrar, abra Hoje na visão Equipe: lead esperando não entra na mediana, então um corretor com fila parada pode ter um número bonito.
2. Leia a linha da esquerda para a direita. Muitos leads e poucas visitas é atendimento que não avança; muitas visitas e poucas propostas pede rever os imóveis apresentados — o parecer das visitas mostra o porquê.
3. Escolha um motivo de perda. Pegue o primeiro de Por que se perde e defina uma ação para a semana.
4. Compare a origem com o investimento. O canal que mais fecha nem sempre é o que mais recebe verba.
5. Confira a linha Sem responsável. Se ela existe, alguém está esperando dono.

Números confiáveis dependem do registro: ligação, WhatsApp e visita registrados no negócio, motivo de perda escolhido com cuidado e valor e comissão preenchidos no fechamento. Para o funil e o fechamento, veja Negócios e funil; para o dia a dia, Hoje e agenda.

Dúvida sobre os relatórios? Escreva para oi@imoveis.plus.