CRM do imoveis.plus: por onde começar

O CRM do imoveis.plus parte de uma ideia simples: a imobiliária trabalha com pessoas, não com formulários. Quem perguntou por um apartamento ano passado e agora quer alugar uma sala é uma pessoa só, com uma ficha só e todo o histórico junto. Aqui estão as peças, onde cada uma fica e o que fazer primeiro.

As peças e como elas se ligam

Cliente: a pessoa

Em Clientes fica toda a carteira: interessados, proprietários, locatários, fiadores, compradores. Cada pessoa (ou empresa) tem uma ficha única, com contatos, documentos, etiquetas, consentimentos e a linha do tempo de tudo o que aconteceu. O papel de cada um se calcula pelos vínculos, sem marcar nada à mão. Detalhes em Clientes: a ficha completa.

Negócio: cada intenção

Negócio é o que a pessoa quer fazer. Cada intenção anda no seu funil e no seu ritmo:

Dentro do negócio ficam o perfil de busca, os imóveis apresentados e os compatíveis, as propostas, as tarefas e o fechamento. Veja Negócios e funil.

Entrada: cada vez que alguém chega

Cada contato recebido é uma entrada (ou lead). O formulário do seu site cria a entrada sozinho: a pessoa é procurada na carteira pelo telefone e pelo e-mail; se já existe, a entrada é somada à ficha dela. Se ela já tem um negócio aberto no mesmo funil, a entrada cai nele; se não, nasce um negócio novo, na etapa Novo, com o imóvel de interesse.

Ligação recebida, plantão, placa, indicação ou contato que chegou por um portal entram pelo botão Novo atendimento (em Hoje e em Negócios) ou Novo cliente (em Clientes): nome e um contato bastam, mais O que a pessoa quer (Comprar, Alugar ou Anunciar o imóvel dela) e De onde veio (plantão, ligação, placa, indicação, Portal (ZAP, VivaReal, OLX)…). Mais em Leads: como cada contato vira cliente e negócio.

Tarefas e visitas

Tarefa é tudo o que tem data: ligar, mandar WhatsApp ou e-mail, pedir documento, dar retorno, visitar. Cada tarefa tem tipo, data e responsável, e aparece na tela Hoje e na Agenda. Agendar uma visita leva o negócio para a etapa Visita; concluir a visita pede o parecer (gostou, não gostou, neutro, não compareceu). Veja Hoje e agenda.

O imóvel e suas pessoas

Cada imóvel tem a aba Pessoas: proprietários (com a cota de cada um), procurador, locatário e ocupantes, os de hoje e os que já passaram, além dos interessados, de quem da carteira procura algo assim e de com quem está a chave. O proprietário anotado no cadastro do imóvel vira cliente sozinho. Veja Pessoas do imóvel, chaves e contratos.

Contrato

O contrato registra a venda ou a locação que fechou: partes (locador, locatário, fiador…), valores, datas, reajuste e garantia. Conforme as datas chegam, o CRM cria as tarefas de reajuste, renovação e vencimento. Contratos são do plano Pro. Veja Contratos de locação e venda.

O caminho completo: a entrada cria (ou encontra) o cliente e abre o negócio; o negócio ganha tarefas, visitas e propostas; marcado como Ganho num funil de venda ou locação, o imóvel vai para Vendido ou Alugado e a pessoa entra no imóvel como compradora ou locatária; o contrato guarda o que vem depois.

Onde fica cada coisa

“Gestão” é o proprietário da conta e os administradores. O que cada papel pode fazer está em Papéis e permissões.

O que já vem configurado

• Funis e etapas, com um prazo de “parado após” em cada etapa aberta (no funil de venda, 1 dia em Novo, 5 em Em atendimento, 7 em Visita). Passou do prazo, o card fica amarelo e o negócio aparece em “Negócios esfriando”.
• Motivos de perda: Preço, Prazo, Desistiu, Fechou outro imóvel, Sem resposta, Crédito ou cadastro recusado, Fechou com outra imobiliária e Outro.
• Distribuição: Corretor do imóvel, depois rodízio. Quem já é cliente da casa continua com o corretor dele; quem chega pela primeira vez vai para o corretor do imóvel. No Basic não há rodízio: contato sem imóvel, ou com imóvel sem corretor, chega sem responsável.
• Visibilidade: toda a carteira, para todos.
• Horário de atendimento: das 8h às 19h, de segunda a sábado.
• Avisos por e-mail: lembrete 30 minutos antes de cada tarefa, resumo do dia às 7h30 e aviso ao corretor quando entra um imóvel compatível com um cliente dele. Em contas anteriores ao CRM, o resumo do dia vem desligado.

Tudo isso se ajusta em Configurar o CRM.

Os primeiros 15 minutos

Para o proprietário ou administrador

1. Abra Configurações → CRM, funis e distribuição. Renomeie as etapas que não falam a língua da equipe, confira o horário de atendimento e decida quais avisos ficam ligados.
2. Confira o Corretor responsável de cada imóvel, no cadastro. É para ele que vai o lead de quem chega pela primeira vez por aquele imóvel; sem corretor, o lead segue o rodízio (Pro) ou chega sem responsável.
3. Convide a equipe: veja Convidar corretores e acompanhar leads.
4. Se a conta é anterior ao CRM, abra Negócios → Atenção → Parados ou sem próximo passo. Os leads antigos viraram negócios, e os que ficaram abertos contam os dias desde a chegada do lead. Feche como Perdido, com o motivo, o que já morreu; marque uma tarefa no que ainda tem chance.
5. Em Hoje, alterne para Equipe: é o que está esperando, de cada corretor, agora.

Para o corretor

1. Abra Hoje e comece por Chegaram e ainda não foram atendidos. Registrar a ligação, o WhatsApp, o e-mail ou uma anotação tira a pessoa da lista e leva o negócio para Em atendimento.
2. Assine a agenda no celular: Agenda → Agenda no celular, para ver visitas e tarefas no Google Calendar ou no iPhone.
3. Em cada negócio seu, preencha O que procura (tipo, bairros, faixa de valor, quartos). É o que alimenta os imóveis compatíveis e os avisos de imóvel novo.
4. Deixe todo negócio com uma próxima tarefa. O card sem tarefa mostra Sem próximo passo, em vermelho, e é o primeiro a esfriar.
5. Cadastre quem não veio pelo site com Novo atendimento, dizendo de onde a pessoa veio, para a origem contar nos relatórios.

Basic e Pro

No Basic, os recursos do Pro aparecem com a marca Pro: as configurações ficam visíveis, mas travadas, e Contratos e Relatórios mostram o que trazem e o botão Ver o plano Pro.

O que o CRM aprende com o seu site antes e depois do primeiro contato está em Jornada do cliente no site.

Dúvida para começar? Escreva para oi@imoveis.plus.